Цель: удобный и эффективный каталог для менеджеров и кладовщиков
Создание удобного каталога – это ключевой этап, от которого зависит скорость и точность работы склада и отдела продаж. Быстрый способ запустить работу – загрузить готовые каталоги поставщиков из Excel, но важно понимать сложности, которые могут возникнуть.

Почему создание каталога – ответственная задача:
1. Проблема структуры и избежание дубликатов:
Вы работаете с несколькими поставщиками, например, с 10, и у каждого из них каталог на 10 000 товаров. Как организовать ваш каталог?

• По поставщикам? Это удобно для взаиморасчетов, но замедляет поиск товара для клиента.
• По группам товаров? Тогда кладовщик ориентируется на категории: «пылесосы», «дверные ручки» и т.п., чтобы быстрее найти нужное и объединить один и тот же товар от разных поставщиков.

Выбор структуры повлияет на скорость и удобство всех работников.

2. Единицы измерения:
Для вас одна единица – дверная ручка, а для поставщика – коробка из 100 ручек. Если вы не зададите сразу правильную логику учета (поштучно или коробками), это создаст хаос:

• Менеджеры будут путаться в закупке.
• Бухгалтеру станет сложнее проводить операции.
• Приемщик будет тратить больше времени на сверку накладных.

3. Ошибки в комплектации:
У поставщика пара направляющих (левая + правая) учитывается как один товар. Но если из-за ошибки поступят 2 правых или левых направляющих, сборку тумбочки это остановит. Здесь важно сразу принять решение о логике работы с комплектами, иначе склад станет терять время на постоянные корректировки.

4. Скорость создания дизайна клиенту:
Если вы для мебельного дизайна используете программы вроде «Базиса», нужно сразу принять решение:

• Будет ли общий каталог для всех процессов (продаж, склада, дизайна), что позволит избежать ошибок?
• Или для дизайна будет упрощенный каталог, чтобы база в 50-100тыс. позиций не замедляла обслуживание клиента?

Упростить и избежать ошибок позволяет использование сканера и выставочных образцов, каталогов по которым сделал выбор клиент

5. Названия товаров:
Кладовщику нужны названия с предельно точными характеристиками (например, модель, цвет, размеры). Но такие названия сбивают с толку менеджера и отпугивают клиента. Для продаж удобнее использовать понятные людям названия.
Решается множеством способов, нужно принять решение:

• использование 2 названия: полное и сокращенное
• подборки и прайс листы для клиента и менеджера

Как ускорить создание каталога:
Загрузить готовый Excel-файл с минимально необходимой информацией. На старте важно учитывать:
1. Основные данные:

• Название товара.
• Код поставщика.
• Единица измерения (шт./упаковки).

2. Дополнительные данные (ускорят и упростят работу):

• Штрихкоды.
• Альтернативные измерения (коробки/шт.).
• Группировка строк в Excel (по категориям или поставщикам).

При грамотной настройке каталога вы исключите основные ошибки, ускорите работу склада и улучшите клиентский сервис. А самое главное – сэкономите время сотрудников, которое потратили бы на исправление неточностей, поиск товара или регистрацию операций.

Обычно кладовщик не заинтересован в учёте — это естественно, ведь с внедрением системы ему не получится воровать, скрыть ошибки или манипулировать остатками. Поэтому запуск учёта часто саботируется: сроки затягиваются, задачи не выполняются на должном уровне.
Пример:
Ваш сотрудник получает в конверте зарплату 25 000 руб/месяц (около 150 руб/час).
Стоимость услуг нашего специалиста для Вас 100 тыс.руб (2 500 руб/час), и на первый взгляд кажется, что работать со штатным сотрудником дешевле в 4 раза.
Но реальность такова: прошло 4 месяца, вы заплатили те же 100 000 руб., а результата до сих пор нет. Система учёта так и не запущена.
Аренда сотрудника:

• Вы получаете опытного специалиста, который зафиксирует результат за 7 дней и уложится в точную согласованную стоимость.
• Никаких оправданий, саботажа или откладываний. Только чёткий результат в обозначенные сроки.

Что сделает наш сотрудник:
1.До выезда, создаст каталог товаров на базе прайс-листов ваших поставщиков и сторонних программ (например, Базис).

2. У Вас на складе совместно с Вашими сотрудниками:

• Настроит структуру каталога для удобства продажи и приемки товара на складе.
• Добавит штрих-коды для уже учтённых товаров.
• Нанесёт свои штрих-коды на те товары, у которых их нет. Это упростит их идентификацию и учёт.

Настроит:

• Аналоги товара — для замены отсутствующего.
• Упаковки, альтернативные единицы измерения — для удобства при продаже/складской работе.

Проведёт инвентаризацию, чтобы вы получили точные остатки и чистое понимание реальной ситуации на складе.

3. Совместно с нашим программистом:
Настроит:

• Права пользователей для разграничения доступа и защиты данных.
• Регламенты работы по разбору (раскрою), сборке и учёту пересортицы по размерам.

Изменит:

• Печатные формы реестра, документов и этикеток — для соответствия вашим задачам.

4. Совместно с начальником склада или руководителем
Конфигурирует:

• Резервы и товары в пути, чтобы упрощённо учитывать ближайшие поставки и их назначения.

Проведёт обучение:

• Как обновлять минимальные и максимальные запасы, чтобы всегда держать контроль над наличием товара.

Представьте: Вы производите мебель на заказ, а складские операции и производство должны слаженно работать. Менеджеры создают проекты кухонь в программе Базис, а склад ведется в системе SABY. Кладовщику требуется собрать комплектующие для кухни по готовому дизайн-проекту. Как упростить этот процесс?

• Вариант №1:

Менеджер печатает данные из программы Базис, вручную вносит данные в систему SABY и оправляет кладовщику
❌ Это отнимает много времени.
❌ Велик риск допустить критическую ошибку, ведь названия в распечатке и на складе могут отличаться. Ошибка означает задержки и убытки.

• Вариант №2:

Менеджер выгружает дизайн-проект из Базиса и направляет его телеграмм боту, бот загружает данные в SABY и направляет кладовщику задание.
✅ Быстро и удобно: кладовщик сразу работает со списком.
✅ Процесс защищён от ошибки благодаря единым кодам номенклатур
✅ Экономия ресурсов: ваш персонал тратит меньше времени, а вы сокращаете расходы на зарплаты сотрудников.

С помощью автоматизации в Варианте №2 вы избавляетесь от лишней работы, снижаете риск ошибки и ускоряете процесс — вы успеете обслужить больше клиентов с теми же ресурсами!
Можно было бы обойтись без телеграмм бота и отправлять в один клик - можно!, но дороже.

Когда менеджер продает тумбочку, для её производства могут понадобиться шурупы на 30мм, 35мм или 40мм. Но должен ли каждый сотрудник быть в курсе всех складских нюансов?

• Менеджеру знать, что шурупов на 35мм нет, и вместо них будут использованы 2 шурупа на 30мм и 8 на 40мм, НЕ нужно. Это лишняя информация, только отвлекающая от продаж.
• Кладовщику нужно чётко понимать, что искать и выдавать: 2 шурупа на 30мм и 8 на 40мм вместо отсутствующих на 35мм. Без этого процесс выдачи станет хаосом.
• Снабженцу критически важно знать, что шурупы на 30мм заканчиваются, чтобы вовремя пополнить запас.

Использование аналогов позволяет работать эффективно:
✅ Менеджер продаёт товар без лишней информации о компонентах.
✅ Кладовщик работает с понятным списком комплектующих и не теряет времени на поиск отсутствующего.
✅ Снабженец вовремя заказывает недостающие материалы.

В результате: вы избегаете срывов сроков, оптимизируете производственные процессы и продолжаете, даже если каких-то компонентов нет в наличии. Это прямой путь к экономии ресурсов и увеличению прибыли без необходимости раздувать штат сотрудников!

Для успешных продаж и бесперебойного производства важно не просто знать, сколько товара лежит на складе сейчас. Гораздо важнее понимать, сколько материала реально можно использовать и когда он будет доступен.
Пример:
Для сборки тумбочки 1 мая требуется 10 шурупов.

• Сейчас на складе 30 шурупов, но все они уже зарезервированы и будут использованы до 25 апреля.
• 26 апреля на склад поступит 100 новых шурупов.

Результат: Вы можете спокойно продавать тумбочку, так как 1 мая она будет собрана из шурупов, которые поступят 26 апреля.
Почему это важно:
✅ Больше продаж - Вы не упустите клиентов из-за временного отсутствия материалов.
✅ Избежание простоев - Производство работает по четкому графику с учетом будущих поставок.
✅ Уверенность в сроках - Менеджеры знают, что можно продать, а производство точно выполнит заказ.

Работаем по старинке:

• Перемещение между складами: Менеджер отдела продаж узнаёт об актуальных остатках только после того, как менеджер-набивщик внесёт подписанный документ в систему. В результате клиенты ждут, заказы задерживаются, а продажи срываются.
• Погрузка товара: Грузчики начинают работу только после получения бумажных документов от менеджеров. Это создает сбой в процессе: сначала простой, потом аврал с пиковой нагрузкой. Людям приходится работать в нервной обстановке, что увеличивает риск ошибок.

Итог?

• Потеря времени на ожидание, задержки на всех этапах.
• Ошибки из-за спешки, отвлекающие менеджеров на исправления вместо работы с клиентами.
• Увеличение нагрузки на персонал и необходимость нанимать больше людей, чтобы успевать в срок.

Современный подход:

• Внедряются регламенты электронного взаимодействия, которые автоматизируют процесс.
• Актуальные остатки доступны сразу, так как сотрудник подтверждает перемещение товаров моментально при получении. Больше никаких задержек.
• Погрузка начинается без проволочек. Не нужно ждать бумажных документов: после поступления оплаты или заявки менеджера грузчики сразу приступают к работе.

Преимущества:

• Быстрое обслуживание клиентов: никакой задержки из-за устаревших процессов.
• Сокращение нагрузки на сотрудников: регулярная работа без авралов и простоев.
• Вы не раздуваете штат — склад работает быстрее и эффективнее с тем же количеством людей.

Работая по старым правилам, вы теряете скорость, деньги и клиентов. Современные подходы позволяют систематизировать работу, избежать задержек и увеличить прибыль, без лишней бюрократии и стрессов.

Это реально!
Вариант №1 — Как привыкли:

• Кладовщик вручную вносит срок годности в каждую поставку.
• Руководитель склада тратит время, чтобы проверять остатки на складе и отдельно заказывать товар.
• Руководитель отдела продаж самостоятельно направляет менеджеров, какие товары нужно продавать для распродажи/обновления ассортимента.

❌ Такой подход создает разрозненность в работе, риск человеческой ошибки и лишние затраты времени.

Вариант №2 — Современный подход с участием робота:

• Сроки годности считываются с марки при приемке
• Руководитель отдела продаж согласует подготовленный роботом:

1. Документ обновления минимальных и максимальных остатков по товарам на основе динамики продаж.
2. Документы заказа поставщикам.

✅ Человек подключается только для контроля:
Например, робот видит рост продаж солнцезащитных очков с мая, но только человек понимает, что с сентября начнётся спад, так как наступит осень.
Результаты при использовании Варианта №2:

• Вы избавляетесь от лишней рутины в закупках и управлении остатками.
• Руководитель больше не тратит время на проверку данных и оформление заказов — это делает робот.
• Система работает на основе фактических данных о продажах, что позволяет избегать как избытка, так и нехватки товаров в нужный период.
• Менеджеры продаж получают точные указания, на чём сфокусироваться, а освобождённые ресурсы команды идут на стратегические задачи.

В конечном итоге: Вариант №2 помогает компании быть гибкой, эффективной и избавляет сотрудников от непродуктивной рутины, сохраняя контроль в ваших руках!
Процесс автоматизируется через периодические регламенты (автовыполнение каждый день, через день, неделю...)

Каждый фабричный товар обязан иметь штрих-код. Это не просто стандарт — это инструмент, который моментально добавляет товар в документы через сканирование. Ведь штрих-коды уникальны для всех товаров по всему миру и полностью исключают риск путаницы.
Но реальность не всегда так идеальна.
К сожалению, некоторые производители по разным причинам не регистрируют свои товары в международной системе, не смотря на её смешную стоимость — всего 3 000 руб. в год. Вот с чем вы можете столкнуться:

• Отсутствие штрих-кода на товаре. И вместо быстрого сканирования — ручной ввод, который отнимает драгоценное время.
• Штрих-коды, начинающиеся на "2" или "3". Это внутренние номера, не подходящие для глобального использования.
• "Левые" или чужие штрих-коды. Это уже не просто неудобство, а риск ошибок, путаницы в учете и даже риск легализации контрафакта.

Чем всё это оборачивается для вашего склада:

• В место оперативной работы — длительный ручной поиск, из-за чего замедляется обработка заказов и возрастает нагрузка на сотрудников.
• Ошибки при работе с документами. Сканер видит штрих-код, но вместо нужного товара в документе оказывается совсем другой.

Для эффективной работы склада каждый товар должен иметь уникальный штрих-код.
Это достигается максимально просто:

1. Проверяйте штрих-код на каждом товаре при приеме.
2. Наносите внутренние штрих-коды. Если товар не имеет кода или у него "неправильный" код.
3. Принимаете контрафакт или продукцию изготовленную под заказ (например, по давальческой схеме производства) - регистрируйте уникальные штрих-коды в международной системе ГС1 Рус, где вы сами задаете код для своего товара.

Результат?

• Ваш склад будет работать в разы быстрее, без задержек и ошибок.
• Полный контроль учёта: операции будут максимально прозрачны и корректны.
• А главное — вы избавитесь от головной боли, связанной с хаосом штрих-кодов, и сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, а не постоянном исправлении ошибок в учёте.

1. Упаковки
Представьте: в одной коробке 100 шт. товара. Выдать или принять такую коробку — это всего одно действие, но если работать с каждым товаром по отдельности, это уже 100 действий. А теперь добавьте обязательную маркировку, где нужно отсканировать каждую единицу... В результате вы теряете массу времени на рутину.

Если организовать процесс сборки в транспортные коробки с маркированным или немаркированным товаром, скорость отгрузки увеличивается в разы, а сотрудники освобождаются от лишних операций.

2. Альтернативные единицы измерения
Вспомните ремонт дома, вы приходите в магазин и просите 150 м² гипсокартона, а склад работает со штуками. Без автоматического пересчета менеджер тратит время на переводы: 1 лист = 3 м² (2500×1200 мм). Ручной пересчет не только замедляет процесс, но и увеличивает вероятность ошибок.

Другой пример: кабель закупается в бухтах по 980м, а продается по метрам. Если настроить систему с основной единицей измерения «метр» и упаковкой «бухта», вся операция продажи сведется к указанию количества метров.

Суммовой учет упрощает работу с недорогими товарами, экономя ресурсы, в то время как управленческий учет — это основа для построения грамотной финансовой стратегии.

Суммовой учет для групп товаров с маленькой стоимостью
Суммовой метод учета отлично подходит для группирования дешевых товаров, которые не требуют подробного отслеживания.
Например: Сувенирная продукция по 50 рублей.
Если такой товар украдут или потеряется, ущерб минимален, а затраты на детальный учет могут оказаться выше, чем выгода.

Для небольших компаний это простой и удобный способ управлять группами малоценных товаров, не перегружая учет бесполезной детализацией. Это экономит ресурсы и время сотрудников.

Управленческий учет для точного контроля себестоимости
Для правильного расчета себестоимости управленческий учет помогает учитывать затраты, которые невозможно напрямую отнести к конкретной единице товара.
Примеры:
1. Соль для клиента в кафе:
Гости не платят за соль, но она стоит денег. Кафе покупает соль мешками, а затем её стоимость «распределяется» на все блюда, подаваемые в заведении.
2. Аренда помещения:
Кафе платит 10 млн руб. за аренду в месяц. Эти расходы распределяются на общую выручку от всех продаж за месяц, что позволяет определить реальную рентабельность бизнеса.
3. Учет для сетевых компаний:
Если у компании 10 точек, каждая из которых имеет свою стоимость аренды, зарплаты сотрудников, коммунальные услуги и т.д., процесс усложняется. Здесь уже требуется аналитика и детальный учёт, чтобы точно считать себестоимость для каждой точки и всей сети в целом.

Почему это важно:

• Без правильного учета себестоимости бизнес может недооценить или переоценить издержки — тогда либо исчезает прибыль, либо страдают цены и остаются неконкурентными.
• Только управленческий учет позволяет видеть реальную картину: какие точки, блюда или товары приносят прибыль, а какие — убытки.

Подробнее про внедрение управленческого учета

ИП на УСН доходы или патенте:
Такие ИП не обязаны учитывать расходы. При этом у них может вообще не быть документов покупки товара или материалов, так как они не влияют на расчет налогов.

Для юридических лиц и ИП на УСН доходы-расходы, важно выстроить чёткую связь между бухгалтерским и складским учетом, чтобы точно фиксировать каждую операцию в правильное время. Это основа для минимизации налоговых рисков и учета реальных финансовых результатов.


Рассмотрим случай "ИП на УСН доходы-расходы":
Расчет налога требует точного учета расходов, которые фиксируются не по факту оплаты, а по последней из ключевых дат:

• Оплата поставщику по накладной;
• Поступление товара на склад;
• Продажа товара клиенту.

Примеры:

• В магазине важна дата продажи товара клиенту — именно она становится датой расхода.
• В оптовой торговле по предоплате — датой является подписание накладной клиентом.

Почему связь между процессами учета критически важна?
Для правильного расчета налога в системе УСН доходы-расходы нужна полная синхронизация учета:

1. Оплата по накладной поставщика (бухгалтерский учет)— фиксация платежа поставщику.
2. Поступление на склад (складской учет) — товар официально принят на учет.
3. Оплата покупателем (бухгалтерский учет)— доход от клиента.
4. Утверждение накладной поставки— объединяет бухгалтерский учет и складской учет в одну систему и фиксирует последний ключевой этап.

Что будет, если связь учета нарушена?

• Запись расхода по первой дате (оплате поставщику) приводит к занижению налоговой базы в расчете налога, что чревато пенями и штрафами.
• Ошибки в учете доходов и расходов искажают финансовую картину бизнеса — или вы потеряете деньги, или заплатите больше налогов.
• Для компаний с НДС это ещё сложнее.

Преимущества использования актов по сравнению с инвентаризацией:
1. Оперативный учет:
Проблемы фиксируются сразу, а не откладываются до инвентаризации.

2. Учет себестоимости:
Все действия корректно отражаются в системе учета без путаницы.

3. Снижение ошибок в продаже и подборе:
Актуальные остатки товаров доступно менеджерам, что исключает риск продажи того, чего уже нельзя отгрузить.

Представьте ситуацию:
1 апреля на склад поступает 10 комплектов направляющих для ящиков (левая и правая), то есть достаточно для сборки 10 ящиков. Однако в одном комплекте обнаружены две левые направляющие, и вернуть поставщику такие комплектующие уже нельзя. Это значит, что собрать можно не 10 ящиков, а только 9. Когда важно донести эту информацию до менеджера продаж 1 апреля или 30 апреля после инвентаризации?

Правильный ответ:
1 апреля. Почему? Потому что без оперативной информации есть риск:

• Недовольства клиента из-за поставки меньшего количества товара.
• Появления негативного отзыва.
• Или даже потери доверия и дальнейших заказов от клиента.

Чтобы избежать этих рисков, необходимо использовать складские документы, который позволяет сразу вносить актуальные данные в складской учет.

1. Акт разбора фиксирует, что из одного исходного товара получилось несколько новых позиций (1 ко многим).
Пример:
Вы получили на склад комплект направляющих (левая + правая). Но после проверки один комплект оказался комплектом из двух левых. Акт разбора позволяет:

• Разделить комплект на отдельные единицы учета (левая направляющая и правая направляющая).
• Отразить на складе, что теперь товар состоит: комплекта, отдельных левых и правых направляющих в нужном количестве.

Не путайте акт разбора с другими процессами:
а) Распаковка упаковок:
Создавать акт разбора при распаковке коробки нет необходимости. Этот процесс решается через добавление в номенклатуру видов упаковок и единиц измерения, например: шт, упаковка (10шт), коробка (100 упаковок)
Для учета поддонов, оставшихся после распаковки, можно использовать документ "оприходование".
б) Фасовка:
Когда производится фасовка, например, печенья:

• Поступила коробка печенья, коробку делят на отдельные упаковки по 200г.
• Эти упаковки при взвешивании получают этикетку со штрихкодом, где зашифрован вес.
• При сканировании кассовая программа считывает вес и связывает его с основным товаром (кг).

Таким образом, в каталоге товар по-прежнему выступает единицей учета "килограммы", а фасовка лишь уточняет массу в индивидуальной упаковке.

2. Акт сборки (или выпуска продукции) фиксирует, что из нескольких исходных товаров получился один товар (много к одному).
Пример:
На склад поступили болты и гайки. Склад собрал комплекты (болт + гайка) и учел их как новую единицу товара, присвоил свой штрих код.

Не путайте с:

• Транспортной упаковкой сборного груза:

Когда грузчики собирают на поддоне заказ клиента, упаковывают его пленкой и маркируют.

• Упаковкой в коробки на производстве:

Например, когда производят 12 банок пива и укладывают их в одну коробку.

3. Акт пересортицы: учет 1 к 1
При пересортице один товар отражается на складе за счет другого.
Пример:
На производство поступил лист ДСП, из которого изготовили тумбочку. Оставшийся остаток в 0,6 м² вернули на склад. В этом случае:

• ДСП должно быть учтено как обрезок размером 1000×600 мм, чтобы кладовщик видел понятные данные.
• Однако отчет показывает, что остаток учтен в м², что не отражает реальную ситуацию.

Пересортица позволяет внести эти изменения и корректно отразить остаток.