Руководитель установил любое бесплатное приложение для домашней бухгалтерии (например, 1Money или «Мой Кошелек»), адаптировал его под нужды бизнеса:

• Переименовал статьи доходов и расходов для учета бизнеса.
• Добавил «кошельки»: расчетный счет, кассу, личные займы.
• Фиксировал расходы с каждой покупки.
• Записывал ежедневно поступления выручки, включая переводы на карту (серые доходы).

Плюсы такого подхода:

• Просто: купил товар и сразу записал в телефоне
• Прозрачная картина: понятные суммы по доходам и расходам.
• Аналитика: удобные графики и диаграммы по месяцам, кварталам и году.

Минусы:

• Дублирование работы бухгалтера: приходится вручную вносить те же операции, которые уже фиксируются в бухгалтерии.
• Нет автоматической синхронизации: если бухгалтер что-то пересчитал или исправил, данные в приложении устаревают, и их приходится вручную обновлять.

Использование приложений для домашней бухгалтерии может подойти, если бизнес только развивается и нет штатного бухгалтера или полноценной системы учета. Однако, с ростом оборотов такое решение перестаёт быть эффективным, так как дублирование работы бухгалтера крадет все время руководителя и увеличивает вероятность ошибок

Руководитель пришёл к выводу, что ручное дублирование данных бухгалтера и товароведа отнимает слишком много времени, тормозя развитие бизнеса. Поэтому было принято решение:

• Планирование в Excel.

Для простоты и гибкости планирование доходов и расходов ведется в таблицах Excel (или Google Таблицах).

• Синхронный учет склада и бухгалтерии, ввести статьи общих затрат по зонам учета.

Теперь складской учет и бухгалтерская документация связаны, а сотрудники фиксируют все движения имущества, товаров строго с привязкой к объектам учёта. Себестоимость отражает реальную стоимость товара, блюда

• Уточнение объекта расходов при передаче чеков и счетов на оплату.

Бухгалтеру передаются данные с чёткой классификацией: к какому объекту относится расход (магазин, проект, строительство).

• Формирование серого учета:

Серые продажи: фиксируются через не фискальные чеки, чтобы избежать толчка на увеличение налоговой нагрузки. Привязка всех чеков идет к объектам учёта (магазины, проекты, услуги).

• Использование искусственного интеллекта:

ИИ автоматически объединять данные плана из Excel и выгрузки реальных операций. Это позволяет минимизировать ручной ввод и интегрировать управленческую и бухгалтерскую модели учета.


Пример учета особенных расходов:
1. Взятка 150 тыс. рублей за тендер на ремонт фонтанов:

• Данный расход заносится в управленческий учет, так как не будет отражен в налоговом учете (его легально обозначить невозможно).

2. Чек на 50 тыс. руб. за кафель:

• Отражается в налоговом учёте (как снижение налоговой базы).
• Не добавляется в управленческий учет, поскольку данный чек формально создан для выгоды налогообложения, но фактически реальной траты на кафель не было.

3. Оплата банкета клиентом наличными:

• Кассир выбивает не фискальный чек для серой продажи — налоговый учет не затронут.
• Продажа отражается в управленческом учете по объекту, где эта выручка зафиксирована.

Итог, по данным работы сотрудников заполняются статьи доходов и расходов без затрат времени. Причем учет по статьям стал более детализирован.

Система учета уже стала проще и эффективнее, но остаётся вопрос времени на выгрузку и консолидацию данных.

Цель ориентируясь на ваши желания сделать выбор между платформами. Каждая платформа имеет свои плюсы и минусы

Цель: сэкономить, сосредоточившись только на самых важных потребностях.

Представьте, что вы хотите купить автомобиль. Вы спрашиваете совета у шеф-повара, и он говорит: «Нужна Газель с рефрижератором». Логист же отвечает: «Нужна фура».

Почему так? Шеф-повар подумал, что машина нужна для перевозки продуктов. Логист решил, что речь идет о доставке грузов. Но только вы знаете, что автомобиль нужен вам для поездок «дом – школа – работа».

Нет универсального решения, которое подойдет всем. Есть решение, которое подойдет именно вам. Мы подберем его вместе, начав с простого опроса.

Цель: на каждом этапе плана внедрения: подсветить руководителю слабые места и предложить решение.

Сколько прибыли вы теряете из-за хаоса?

• бухгалтер не умеет относить расходы по объектам
• управленческий учет содержит ошибки.
• руководитель принимает решения на базе не верных отчетов
• компания теряет деньги

Решение: обучить и проводить проверку знаний персонал и улучшать внедренное решение в духе времени - поможет увеличить прибыль вашего заведения.

вы планируете бюджет на год, проект
сотрудник наполняют учет данными о дохода, расходах
искусственный интеллект собирает все воедино и формирует понятные отчеты

Результат: