Часто бухгалтер ведёт учет в «своей» базе данных. На первый взгляд это кажется удобным и дешевым решением, но на деле это может вылиться в огромные проблемы для вашего бизнеса. Давайте разберем основные риски:
- Отсутствие доступа к данным.
Вы доверяете бухгалтеру ценнейшую информацию о финансах вашей компании, но доступ к учетной базе есть только у него. Что произойдёт, если бухгалтер потребует больше денег, вы откажете – и он уйдёт, забрав всю базу данных вместе с собой? Вы останетесь без доступа к отчетности, проводкам, и главной проблемой станет восстановление учетных данных. Это огромные затраты времени, денег и нервов. И самое главное – вы будете бояться проверок, потому что подтверждающие документы ушли вместе с бухгалтером.
- Утечка данных или их потеря.
Ещё хуже, если бухгалтер обслуживает несколько клиентов одновременно в одной базе данных «для экономии». Представьте, что данные вашей компании случайно (или намеренно) попали к другому клиенту. Это могут быть информация о ваших поставщиках, договорах и финансовых потоках – настоящий подарок конкуренту. Если же база данных окажется повреждённой или потерянной из-за нарушения правил ведения учёта, восстановление опять ляжет на ваши плечи.
- Мошенничество или халатность.
Как вам такой сценарий: вы платите бухгалтеру месяц, квартал, в итоге – год. Когда приходит время сдачи отчетности, оказывается, что ничего не сделано. Бухгалтер либо исчез, оставив документы в хаосе, либо отправился в отпуск, оставив вас разбираться самостоятельно. Итог? Штрафы и риски блокировки счетов.